গঠনতন্ত্র ও নিয়মাবলি

এই গঠনতন্ত্র "XenCapital গঠনতন্ত্র" নামে পরিচিত হবে।

XenCapital একটি ব্যক্তিগত, সদস্যভিত্তিক সঞ্চয় ও বিনিয়োগ কমিটি, যা Xenon Friend Circle-এর সদস্য এবং তাদের অনুমোদিত ঘনিষ্ঠ বন্ধুদের সমন্বয়ে গঠিত। এটি কোনো জনসাধারণের বিনিয়োগ বা আমানত গ্রহণকারী প্রতিষ্ঠান নয়।

সদস্যদের নিয়মিত সঞ্চয়ের মাধ্যমে যৌথ মূলধন গঠন, তা আইনসম্মত ও লাভজনক খাতে বিনিয়োগ এবং স্বচ্ছতা ও সুশাসন বজায় রেখে আর্থিক সমৃদ্ধি নিশ্চিত করা।

এই গঠনতন্ত্রে, প্রসঙ্গ বা বিষয়বস্তুর সাথে অসামঞ্জস্য না থাকলে, নিম্নোক্ত শব্দ ও পরিভাষাগুলোর অর্থ হবে—

(ক) "সদস্য" বলতে XenCapital-এর গঠনতন্ত্র অনুযায়ী যথাযথভাবে অনুমোদিত এবং কার্যকর সদস্যপদধারী ব্যক্তিকে বোঝাবে।

(খ) "সক্রিয় সদস্য" বলতে এমন সদস্যকে বোঝাবে, যিনি নির্ধারিত সময়ে সকল আর্থিক অবদান পরিশোধ করেছেন, সদস্যপদ স্থগিত বা বাতিল হয়নি এবং ভোটাধিকারসহ সকল সাংগঠনিক অধিকার ভোগ করছেন।

(গ) "শেয়ার" বলতে সদস্যের মাসিক আর্থিক অবদানের নির্ধারিত একককে বোঝাবে, যার মূল্য ও সংখ্যা এই গঠনতন্ত্র বা সাধারণ সভার সিদ্ধান্ত অনুযায়ী নির্ধারিত হবে। শেয়ার XenCapital-এর অভ্যন্তরীণ হিসাব ও মালিকানার অংশ নির্দেশ করবে; এটি কোনো পাবলিক কোম্পানির শেয়ার বা বাজারে লেনদেনযোগ্য সিকিউরিটি হিসেবে গণ্য হবে না।

(ঘ) "পদাধিকারীগণ" বলতে এই গঠনতন্ত্র অনুযায়ী নির্বাচিত বা অনুমোদিত সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক, কোষাধ্যক্ষ এবং অন্যান্য নির্বাহী সদস্যদের সমন্বয়ে গঠিত প্রশাসনিক কমিটিকে বোঝাবে।

(ঙ) "সফটওয়্যার" বলতে XenCapital-এর অনুমোদিত ও ব্যবহৃত ওয়েবসাইট, মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন বা অন্য যেকোনো ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মকে বোঝাবে, যার মাধ্যমে সদস্য নিবন্ধন, হিসাবরক্ষণ, নোটিশ, ভোটিং, আবেদন, আর্থিক তথ্য সংরক্ষণ এবং অন্যান্য প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালিত হবে।

(চ) "মনোনীত ব্যক্তি (Nominee)" বলতে সদস্য কর্তৃক লিখিত বা ডিজিটালভাবে মনোনীত সেই ব্যক্তিকে বোঝাবে, যিনি সদস্যের মৃত্যু বা স্থায়ী অক্ষমতার ক্ষেত্রে গঠনতন্ত্র অনুযায়ী সদস্যের প্রাপ্য অর্থ গ্রহণের অধিকারী হবেন। তবে Nominee কোনো অবস্থাতেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে XenCapital-এর সদস্যপদ অর্জন করবেন না।

(ছ) "সাধারণ সভা" বলতে XenCapital-এর সক্রিয় সদস্যদের সমন্বয়ে গঠিত সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী সর্বোচ্চ কর্তৃপক্ষকে বোঝাবে।

(জ) "মূলধন" বলতে সদস্যদের শেয়ারের মাধ্যমে জমাকৃত অর্থ এবং এই গঠনতন্ত্র অনুযায়ী মূলধন হিসেবে গণ্য অন্যান্য অর্থকে বোঝাবে।

(ঝ) "বিনিয়োগ" বলতে XenCapital-এর তহবিল থেকে সাধারণ সভার অনুমোদনক্রমে কোনো বৈধ, নৈতিক ও গঠনতন্ত্র-অনুমোদিত খাতে অর্থ বিনিয়োগ করাকে বোঝাবে।

(ঞ) "ডিজিটাল নোটিশ" বলতে সফটওয়্যার, মোবাইল অ্যাপ, এসএমএস, ই-মেইল বা পদাধিকারীগণ কর্তৃক অনুমোদিত অন্য কোনো ডিজিটাল মাধ্যমে প্রেরিত আনুষ্ঠানিক বার্তা বা বিজ্ঞপ্তিকে বোঝাবে।

Xenon Friend Circle-এর সদস্য ও কমিটি কর্তৃক অনুমোদিত ঘনিষ্ঠ বন্ধুরা নির্ধারিত ডিজিটাল প্রক্রিয়ায় আবেদন, প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান এবং অনুমোদন সাপেক্ষে সদস্যপদ লাভ করবেন।

সাধারণভাবে নতুন সদস্য গ্রহণ বন্ধ থাকবে। তবে কোনো ব্যক্তি সদস্য হতে চাইলে তার প্রস্তাব ভোটের মাধ্যমে অনুমোদিত হলে তাকে সদস্য হিসেবে গ্রহণ করা যাবে।

নতুন সদস্যকে এককালীন ৫০০ (পাঁচশত) টাকা অফেরতযোগ্য প্রবেশ ফি দিতে হবে, যা মূলধনের অংশ হিসেবে গণ্য হবে না।

প্রত্যেক সদস্য পারস্পরিক সম্মান বজায় রাখবেন। অনৈতিক কর্মকাণ্ড, তহবিল আত্মসাৎ, বা অবৈধ উৎসের অর্থ বিনিয়োগ কঠোরভাবে নিষিদ্ধ।

প্রত্যেক সদস্যকে সর্বনিম্ন ১ (এক)টি এবং সর্বোচ্চ ৪ (চার)টি শেয়ার গ্রহণ করার অনুমতি থাকবে। প্রতি শেয়ারের মাসিক মূল্য ৫০০ (পাঁচশত) টাকা। কোনো সদস্য শেয়ারের সংখ্যা বৃদ্ধি বা হ্রাস করতে চাইলে নির্ধারিত সফটওয়্যার বা অনুমোদিত ডিজিটাল মাধ্যমে আবেদন করতে পারবেন। আবেদন অনুমোদিত হলে পরবর্তী মাস থেকে নতুন শেয়ার সংখ্যা কার্যকর হবে। তবে কোনো অবস্থাতেই কোনো সদস্যের শেয়ারের সংখ্যা ১ (এক)টির কম বা ৪ (চার)টির বেশি হতে পারবে না। শেয়ারের সংখ্যা বৃদ্ধি বা হ্রাসের ফলে সদস্যের মাসিক অবদান, মূলধনে অংশীদারিত্ব এবং ভবিষ্যৎ লাভ বা ক্ষতির হিসাব আবেদন কার্যকর হওয়ার তারিখ থেকে সংশোধিত শেয়ার সংখ্যার ভিত্তিতে নির্ধারিত হবে।

প্রতি মাসের ১৫ তারিখের মধ্যে শেয়ারের পূর্ণ অর্থ জমা দিতে হবে (আংশিক জমা গ্রহণযোগ্য নয়)। ব্যাংক বা MFS ফি সদস্যকে বহন করতে হবে।

মাসের ১৫ তারিখ অতিক্রম করলে পরবর্তী মাসের ১৫ তারিখ পর্যন্ত ১০০ (একশত) টাকা বিলম্ব ফি প্রযোজ্য হবে।

পরপর ৩ মাস অবদান না দিলে সদস্য খেলাপি হবেন। ডিজিটাল নোটিশের পর বকেয়া পরিশোধ না করলে সদস্যপদ বাতিল হবে। বাতিলকৃত সদস্যের জমা মূলধন ও লাভ-ক্ষতি গঠনতন্ত্র ও কমিটির নীতিমালা অনুযায়ী নিষ্পত্তি হবে। খেলাপি অবস্থায় সদস্যের ভোটাধিকার ও নতুন বিনিয়োগে অংশগ্রহণের অধিকার স্থগিত থাকবে। বকেয়া পরিশোধের পর পদাধিকারীগণর অনুমোদনে অধিকার পুনর্বহাল হতে পারে।

যেকোনো সদস্য যে কোনো সময় স্বেচ্ছায় XenCapital থেকে সদস্যপদ ত্যাগ করতে পারবেন। এ উদ্দেশ্যে সদস্যকে নির্ধারিত সফটওয়্যার বা অনুমোদিত ডিজিটাল মাধ্যমে প্রস্থান আবেদন দাখিল করতে হবে। আবেদন গৃহীত হওয়ার পর এই গঠনতন্ত্র অনুযায়ী সদস্যের চূড়ান্ত প্রাপ্য অর্থ নির্ধারণ ও নিষ্পত্তি করা হবে।

সদস্য স্বেচ্ছায় XenCapital ত্যাগ করলে তাঁর সদস্যপদের মেয়াদের ভিত্তিতে চূড়ান্ত প্রাপ্য অর্থ থেকে নিম্নরূপ কর্তন প্রযোজ্য হবে না।

কোনো গুরুত্বপূর্ণ বিনিয়োগ বা প্রস্তাবের পক্ষে/বিপক্ষে ভোট দেওয়ার পর প্রস্তাবটি চূড়ান্ত নিষ্পত্তির পূর্বে কমিটি বিশেষ অনুমতি না দিলে সদস্যপদ ত্যাগ করা যাবে না।

সদস্যপদ ত্যাগের পর সদস্যের চূড়ান্ত প্রাপ্য অর্থ এই গঠনতন্ত্র অনুযায়ী নির্ধারণ করা হবে। তবে সদস্যের মূলধনের যে অংশ চলমান কোনো বিনিয়োগে ব্যবহৃত হয়েছে, সেই বিনিয়োগ হতে মূলধন ও লাভ বা ক্ষতি চূড়ান্তভাবে নিষ্পত্তি না হওয়া পর্যন্ত উক্ত অংশ পরিশোধযোগ্য হবে না। বিনিয়োগ নিষ্পত্তির পর প্রযোজ্য লাভ বা ক্ষতি সমন্বয় করে সদস্যের প্রাপ্য অর্থ পরিশোধ করা হবে।

পদত্যাগী বা বাতিলকৃত সদস্য পুনরায় যুক্ত হতে চাইলে নতুন সদস্যের ন্যায় প্রবেশ ফি ও অনুমোদন সাপেক্ষে যুক্ত হবেন।

প্রতিটি সদস্যকে Nominee মনোনীত করতে হবে। সদস্যের মৃত্যু বা স্থায়ী অক্ষমতায় প্রাপ্য অর্থ Nominee বা বৈধ উত্তরাধিকারী পাবেন) । Nominee ও বৈধ উত্তরাধিকারীর মধ্যে বিরোধ দেখা দিলে প্রয়োজনীয় আইনগত প্রমাণ উপস্থাপন না হওয়া পর্যন্ত অর্থ বিতরণ স্থগিত রাখা যাবে।

XenCapital-এর সর্বোচ্চ সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী কর্তৃপক্ষ হলো সাধারণ সভায় অংশগ্রহণকারী সক্রিয় সদস্যবৃন্দ। এই গঠনতন্ত্রে ভিন্নভাবে উল্লেখ না থাকলে সকল নীতিগত, আর্থিক ও বিনিয়োগ-সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত সাধারণ সভার ভোটের মাধ্যমে গৃহীত হবে। পদাধিকারীগণ কেবল সাধারণ সভার সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন এবং প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনা করবেন। পদাধিকারীগণ তাদের সকল কাজের জন্য সাধারণ সভার নিকট দায়বদ্ধ থাকবে।

সাধারণ সভার সরাসরি ভোট বা প্রতিষ্ঠাতা সদস্যদের সর্বসম্মতিক্রমে ২ (দুই) বছরের জন্য পদাধিকারীগণ গঠিত হবে। XenCapital-এর প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনার জন্য সাধারণ সভার ভোটে একজন সভাপতি, একজন সাধারণ সম্পাদক, একজন কোষাধ্যক্ষ এবং প্রয়োজনীয় সংখ্যক নির্বাহী সদস্য নির্বাচিত হবেন। তাঁরা সদস্যদের প্রতিনিধি হিসেবে দায়িত্ব পালন করবেন এবং এই গঠনতন্ত্র ও সাধারণ সভার সিদ্ধান্ত অনুযায়ী প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনা করবেন।

XenCapital-এর প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনার জন্য সাধারণ সভার ভোটে একজন সভাপতি, একজন সাধারণ সম্পাদক, একজন কোষাধ্যক্ষ এবং প্রয়োজন হলে অন্যান্য পদাধিকারী নির্বাচিত হবেন।

সভাপতি প্রশাসনিক প্রধান হিসেবে দায়িত্ব পালন ও সভায় সভাপতিত্ব করবেন।

সাধারণ সম্পাদক সভা আহ্বান, কার্যবিবরণী সংরক্ষণ ও সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগ রক্ষা করবেন।

কোষাধ্যক্ষ হিসাবরক্ষণ, আর্থিক রেকর্ড সংরক্ষণ ও ব্যাংক সংক্রান্ত কাজে সহায়তা করবেন। তিনি এককভাবে অর্থ তুলতে বা ব্যয় করতে পারবেন না।

অনিয়ম বা দায়িত্বে অবহেলার জন্য সাধারণ সভার ৭০% ভোটে কমিটির যেকোনো সদস্যকে অপসারণ করা যাবে। শূন্য পদে কমিটি সাময়িক মনোনয়ন দিতে পারবে।

সাধারণ সভা প্রয়োজন অনুযায়ী পদাধিকারীগণ কর্তৃক আহ্বান করা হবে। সভার নোটিশ এই গঠনতন্ত্রে বর্ণিত ডিজিটাল নোটিশের বিধান অনুযায়ী সদস্যদের প্রদান করা হবে।

XenCapital-এর সাধারণ সভা বা ডিজিটাল ভোটিংয়ে প্রত্যেক সক্রিয় সদস্যের অংশগ্রহণ ও ভোট প্রদান একটি বাধ্যতামূলক সাংগঠনিক দায়িত্ব। পদাধিকারীগণ নির্ধারিত সময়সীমার মধ্যে সকল সদস্যকে ভোট প্রদানের সুযোগ নিশ্চিত করবেন। নির্ধারিত সময়ের মধ্যে কোনো সদস্য যথাযথ কারণ ব্যতীত ভোট প্রদান না করলে তাঁকে উক্ত সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে ভোটদান থেকে বিরত (Abstained) হিসেবে গণ্য করা হবে। তবে এ কারণে ভোট গ্রহণ বা সিদ্ধান্তের বৈধতা প্রশ্নবিদ্ধ হবে না এবং এই গঠনতন্ত্র অনুযায়ী গৃহীত সিদ্ধান্ত সংশ্লিষ্ট সদস্যসহ সকল সদস্যের জন্য সমানভাবে বাধ্যতামূলক হবে।

(ক) এই গঠনতন্ত্রে ভিন্নভাবে উল্লেখ না থাকলে, XenCapital-এর সকল বিনিয়োগ-সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত এবং বিশেষ সিদ্ধান্ত কার্যকর হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় ভোটের কমপক্ষে ৭০% (সত্তর শতাংশ) সম্মতি আবশ্যক হবে।

(খ) বিশেষ সিদ্ধান্তের অন্তর্ভুক্ত হবে— গঠনতন্ত্র সংশোধন, নতুন সদস্য গ্রহণ, পদাধিকারীগণর গঠন বা অপসারণ, XenCapital-এর বিলুপ্তি এবং এই গঠনতন্ত্রে বিশেষ সিদ্ধান্ত হিসেবে উল্লেখিত অন্যান্য বিষয়।

(গ) বিনিয়োগ-সংক্রান্ত সকল সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে ভোটের ভিত্তি, ভোটের ওজন এবং প্রয়োজনীয় সম্মতির হার এই গঠনতন্ত্রের ধারা ২৯ অনুযায়ী নির্ধারিত হবে।

XenCapital-এর সকল ভোট গ্রহণ নির্ধারিত সফটওয়্যার বা পদাধিকারীগণ কর্তৃক অনুমোদিত অন্য কোনো ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে সম্পন্ন হবে। ভোট গ্রহণের পদ্ধতি, ভোটের মূল্য, ভোট গণনা এবং ফলাফল এই গঠনতন্ত্রের সংশ্লিষ্ট বিধান অনুযায়ী নির্ধারিত হবে। ডিজিটালভাবে গৃহীত ভোট লিখিত ভোটের সমতুল্য বলে গণ্য হবে এবং বৈধভাবে গৃহীত সিদ্ধান্ত সকল সদস্যের জন্য বাধ্যতামূলক হবে।

(ক) XenCapital-এর প্রশাসনিক, সাংগঠনিক, নীতিগত, গঠনতন্ত্র সংশোধন, কমিটি গঠন বা অপসারণ এবং অন্যান্য অ-বিনিয়োগ-সংক্রান্ত সকল বিষয়ে প্রত্যেক সক্রিয় সদস্যের এক (১)টি ভোট থাকবে এবং সকল সদস্যের ভোটের মূল্য সমান হবে।

(খ) XenCapital-এর তহবিল থেকে কোনো নতুন বিনিয়োগ, অতিরিক্ত বিনিয়োগ, বিনিয়োগ প্রত্যাহার অথবা বিনিয়োগ-সংক্রান্ত অন্য যেকোনো সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে প্রত্যেক সদস্যের ভোটের মূল্য তাঁর কার্যকর মূলধনের আনুপাতিক হারে নির্ধারিত হবে।

(গ) বিনিয়োগ-সংক্রান্ত ভোটের উদ্দেশ্যে সদস্যের কার্যকর মূলধন নির্ধারণের জন্য পদাধিকারীগণ একটি Record Date (হিসাব-নির্ধারণের তারিখ) নির্ধারণ করবে। উক্ত তারিখে সদস্যের হিসাবভুক্ত কার্যকর মূলধনের ভিত্তিতেই তাঁর ভোটের ওজন নির্ধারিত হবে।

(ঘ) Record Date-এর পর সদস্য কর্তৃক অতিরিক্ত শেয়ার গ্রহণ, মূলধন বৃদ্ধি বা অন্য কোনো পরিবর্তন সংঘটিত হলে তা চলমান ভোটে প্রযোজ্য হবে না; বরং পরবর্তী বিনিয়োগ-সংক্রান্ত সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে বিবেচিত হবে।

(ঙ) যেসব বিনিয়োগ-সংক্রান্ত বিষয়ে এই গঠনতন্ত্রে সক্রিয় সদস্যদের কমপক্ষে ৭০% (সত্তর শতাংশ) সম্মতির বিধান রয়েছে, সেসব ক্ষেত্রে উক্ত শতকরা হার মোট কার্যকর মূলধনভিত্তিক ভোটের উপর গণনা করা হবে।

কোনো সিদ্ধান্ত, চুক্তি বা বিনিয়োগে কোনো সদস্যের প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষ ব্যক্তিগত, পারিবারিক বা আর্থিক স্বার্থ জড়িত থাকলে তিনি তা পদাধিকারীগণ ও সাধারণ সভার নিকট প্রকাশ করবেন। এ ধরনের বিষয়ে সংশ্লিষ্ট সদস্য ভোটদান থেকে বিরত থাকবেন এবং তাঁর ভোট উক্ত সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে গণ্য হবে না।

পদাধিকারীগণের কোনো সদস্য, তাঁর পরিবার বা সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের সাথে XenCapital-এর কোনো আর্থিক লেনদেন করতে হলে ধারা ৩১-এর স্বার্থের দ্বন্দ্ব সম্পর্কিত বিধান প্রযোজ্য হবে। এ ধরনের লেনদেন সক্রিয় সদস্যদের কমপক্ষে ৭০% সম্মতিতে অনুমোদিত হতে হবে।

XenCapital-এর তহবিলের উৎস হবে সদস্যদের শেয়ারের মাধ্যমে জমাকৃত অর্থ, প্রবেশ ফি, বিলম্ব ফি, অন্যান্য অনুমোদিত চার্জ এবং বৈধ বিনিয়োগ হতে প্রাপ্ত মুনাফা। তবে প্রবেশ ফি, বিলম্ব ফি বা অন্যান্য চার্জ কোনো অবস্থাতেই সদস্যদের মূলধনের অংশ হিসেবে গণ্য হবে না।

কমিটির নামে একটি যৌথ (Joint) সুদমুক্ত ব্যাংক হিসাব থাকবে।

সাধারণ সভা কর্তৃক অনুমোদিত ৩ জন স্বাক্ষরকারীর মধ্যে কমপক্ষে ২ জনের যৌথ স্বাক্ষরে অর্থ লেনদেন হবে। একক স্বাক্ষরে উত্তোলন নিষিদ্ধ।

XenCapital-এর অর্থ যথাসম্ভব অনুমোদিত ব্যাংক হিসাবে সংরক্ষণ করতে হবে। কোনো ব্যক্তিগত ব্যাংক হিসাব বা মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিস অ্যাকাউন্টে স্থায়ীভাবে তহবিল রাখা যাবে না। তবে সাময়িক সংগ্রহ বা স্থানান্তরের প্রয়োজনে পদাধিকারীগণর অনুমোদিত পদ্ধতি অনুসরণ করা যাবে।

XenCapital-এর তহবিল শুধুমাত্র বৈধ, নৈতিক এবং ঝুঁকি-মূল্যায়নকৃত খাতে বিনিয়োগ করা যাবে। যেকোনো নতুন বিনিয়োগের পূর্বে বিনিয়োগের উদ্দেশ্য, পরিমাণ, সম্ভাব্য ঝুঁকি, প্রত্যাশিত মেয়াদ এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য সদস্যদের সামনে উপস্থাপন করতে হবে। কোনো বিনিয়োগ সক্রিয় সদস্যদের কমপক্ষে ৭০% (সত্তর শতাংশ) লিখিত বা ডিজিটাল সম্মতি ব্যতীত অনুমোদিত বা বাস্তবায়িত করা যাবে না।

বিনিয়োগের নিট লাভ বা ক্ষতি সদস্যদের মোট মূলধনের আনুপাতিক হারে বণ্টিত হবে। লাভ বা ক্ষতির হিসাব ধারা ৩০ অনুযায়ী নির্ধারিত Record Date-এর ভিত্তিতে গণনা করা হবে। উক্ত তারিখের পর নতুন সদস্য পূর্ববর্তী সময়ের লাভ বা ক্ষতির অংশীদার হবেন না।

অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি ও জরুরি খরচের জন্য সাধারণ সভার সিদ্ধান্তে রিজার্ভ ও জরুরি তহবিল গঠন করা যাবে।

সকল আর্থিক জমা, খরচ, লাভ ও ক্ষতির হিসাব অনুমোদিত সফটওয়্যারে সংরক্ষিত থাকবে।

প্রতি অর্থবছর শেষে অন্তত একবার অভ্যন্তরীণ বা স্বাধীন অডিটর দ্বারা হিসাব নিরীক্ষা করা হবে এবং প্রতিবেদন প্রকাশ করা হবে।

XenCapital-এর সকল আর্থিক, প্রশাসনিক ও সভার কার্যবিবরণী ন্যূনতম ১০ (দশ) বছর সংরক্ষণ করতে হবে।

প্রত্যেক সদস্য সফটওয়্যারের মাধ্যমে তাঁর নিজস্ব হিসাব ও XenCapital-এর সার্বিক আর্থিক স্থিতি দেখার অধিকার রাখবেন।

অর্থ আত্মসাৎ বা জালিয়াতির প্রমাণ পাওয়া গেলে সদস্যপদ বাতিলসহ প্রচলিত আইন অনুযায়ী ব্যবস্থা নেওয়া হবে।

XenCapital-এর যাবতীয় লেনদেন, নোটিশ এবং অন্যান্য প্রশাসনিক কার্যক্রম সফটওয়্যারের মাধ্যমে পরিচালিত হবে। ডিজিটাল সম্মতি বা স্বাক্ষর লিখিত স্বাক্ষরের সমতুল্য বলে গণ্য হবে।

সদস্যদের ব্যক্তিগত ও আর্থিক তথ্য নিরাপদ রাখা হবে এবং নিয়মিত ডাটা ব্যাকআপ সংরক্ষণ করা হবে। সফটওয়্যার অচল, তথ্য হারিয়ে যাওয়া বা সাইবার আক্রমণের ক্ষেত্রে সর্বশেষ সংরক্ষিত ব্যাকআপকে প্রাথমিক রেকর্ড হিসেবে গণ্য করা হবে এবং প্রয়োজনে পদাধিকারীগণ সদস্যদের অবহিত করে বিকল্প পদ্ধতিতে কার্যক্রম পরিচালনা করবে।

অ্যাপ, এসএমএস, ই-মেইল বা সফটওয়্যারের মাধ্যমে প্রেরিত নোটিশ আনুষ্ঠানিকভাবে জারি করা হয়েছে বলে গণ্য হবে।

যেকোনো অভ্যন্তরীণ বিরোধ প্রথমে আলোচনার মাধ্যমে এবং পরবর্তীতে সাধারণ সভার সিদ্ধান্তের মাধ্যমে নিষ্পত্তি করা হবে।

এই গঠনতন্ত্রের যেকোনো পরিবর্তন বা পরিমার্জনের জন্য সক্রিয় সদস্যদের কমপক্ষে ৭০% লিখিত/ডিজিটাল সম্মতি লাগবে।

৭০% সদস্যের সম্মতিতে বিলুপ্তি সিদ্ধান্ত নেওয়া যাবে। বিলুপ্তির ক্ষেত্রে দেনা শোধের পর অবশিষ্ট সম্পদ মূলধনের অনুপাতে বণ্টন করা হবে।

অস্পষ্টতা দেখা দিলে সাধারণ সভার ব্যাখ্যা প্রাধান্য পাবে, তবে তা গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশের প্রচলিত আইনের অধীন হবে।

প্রাকৃতিক দুর্যোগ, যুদ্ধ বা প্রযুক্তিগত বিপর্যয়ে কমিটি সাময়িক প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত নিতে পারবে। এ ধরনের পরিস্থিতিতে গৃহীত সকল অস্থায়ী সিদ্ধান্ত পরিস্থিতি স্বাভাবিক হওয়ার পর সর্বোচ্চ ৩০ দিনের মধ্যে সাধারণ সভায় অনুমোদনের জন্য উপস্থাপন করতে হবে।

জরুরি পরিস্থিতিতে পদাধিকারীগণ সাময়িক প্রশাসনিক ব্যবস্থা গ্রহণ করতে পারবেন; তবে তা পরবর্তী সাধারণ সভায় অনুমোদনের জন্য উপস্থাপন করতে হবে।

XenCapital-এর কোনো পদাধিকারী সৎ উদ্দেশ্যে, যথাযথ সতর্কতা ও এই গঠনতন্ত্রের বিধান অনুসরণ করে সাধারণ সভার অনুমোদিত সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন বা প্রশাসনিক দায়িত্ব পালনকালে সংঘটিত স্বাভাবিক ব্যবসায়িক ক্ষতির জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী হবেন না। তবে প্রতারণা, অর্থ আত্মসাৎ, ক্ষমতার অপব্যবহার, গঠনতন্ত্রের ইচ্ছাকৃত লঙ্ঘন বা গুরুতর অবহেলার ক্ষেত্রে এই দায়মুক্তি প্রযোজ্য হবে না।

প্রতিষ্ঠাতা সদস্যদের তালিকা ও বিবরণী সংক্রান্ত রেজিস্টার এই গঠনতন্ত্রের অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসেবে গণ্য হবে।

এই গঠনতন্ত্র প্রতিষ্ঠাতা সদস্যদের চূড়ান্ত অনুমোদনের তারিখ থেকে কার্যকর হবে এবং পরবর্তীতে XenCapital-এ অন্তর্ভুক্ত প্রত্যেক সদস্য এই গঠনতন্ত্রের সকল বিধান মেনে চলতে বাধ্য থাকবেন। এই গঠনতন্ত্র বর্তমান ও ভবিষ্যৎ সকল সদস্যের জন্য সমানভাবে প্রযোজ্য হবে।